Rapport annuel : par où commencer ? 

04 Fév Rapport annuel : par où commencer ? 

Lu par des membres potentiels, des membres actuels en train de décider s’ils renouvellent leur adhésion, ou même par des partenaires, le rapport annuel est l’un des documents les plus importants produits par les associations. Pour savoir si votre rapport annuel est à la hauteur des attentes de vos membres, voici plusieurs questions :

Selon vous, accordez vous suffisamment d’attention à la rédaction de votre rapport ? Est-ce que ce travail est un projet mobilisant et motivant pour les administrateurs de votre CA ou est-ce que sa proposition incombe habituellement à un unique volontaire ? Que pourriez vous faire différemment afin de perfectionner votre art ? À quel moment doit-on commencer la rédaction de cet ouvrage ? 

Ce document, fréquemment présenté dans le cadre de l’assemblée générale annuelle des membres, rassemble une panoplie d’information pertinente aux lecteurs. L’objectif ultime du rapport annuel étant de mettre en lumière les actions et les accomplissements de l’association ou courant d’une période donnée, il est fondamental que les administrateurs y accordent une grande importance.

Finalement, question de ne pas effectuer ce travail à la hâte lors de la période de planification de l’assemblée générale annuelle, L’ASSOCIÉ vous recommande d’accorder du temps à cette rédaction tout au long de l’année… Cela vous évitera d’oublier d’importants détails sur les accomplissements de l’association au passage ! 

Les sections généralement incluses 

Voici un index des sections que peut contenir un rapport annuel. Si l’exercice est nouveau pour vous, nous avons identifié en gras les sections qui nous apparaissent fondamentales. Bien évidemment, toutes les associations ont leurs particularités, au final, les administrateurs de votre CA seront les meilleurs juges afin de déterminer les sections essentielles à une première rédaction. Au fil des ans, vous aurez la latitude de perfectionner votre art !  

• Table des matières 
• Message de la présidence 
• L’évolution du membership 
  • Croissance & Taux de rétention 
  • Relations avec les membres 
    • Vous tenez des prix émérites ou décernez des bourses ? Faites en état dans cette section !  
• Résumés des activités de formation 
  • Nombre 
  • Taux de participation, et potentiel déclinement en fonction des formats (virtuel, présentiel, hybride) 
  • Nombre d’attestations de formation émises 
  • Nombre d’heures de formation accréditées 
• Relations gouvernementales 
• Collaborations  
  • L’idée ici est de mettre de l’avant tout type de collaboration que le conseil d’administration aurait pu mener en cours d’années dans son écosystème : avec des ordres professionnels ou en siégeant à des tables de concertation par exemple. 
• Communication 
  • De nos jours, une multitude d’outil tel Google Analytics et autres nous permettent d’émettre les statistiques de performance de nos communications. Dans cette section, nous vous recommandons de quantifier et mesurer les retombées de vos actions sur le web, toutes plateformes confondues :  
    • Site web 
    • Courriel marketing 
    • Réseaux sociaux 
    • Balado 
• Planification stratégique 
  • Toute saine gouvernance d’association implique la réalisation d’un plan stratégique. L’ASSOCIÉ vous recommande de procéder à une forme de rapport d’étape dans votre rapport annuel. L’exercice vous sera d’autant plus important, afin de vous assurer de la progression et de l’évolution de cedit plan.  
• Conclusion et Remerciements 
• Présentation des membres du conseil d’administration 
• États financiers  
  • Cette section pourrait également contenir le budget de l’année financière qui débute. Si des projets structurants sont à prévoir dans l’exercice financier qui s’entame, n’hésitez pas à les mettre en lumière dans cette section !  

La rédaction du contenu 

Pour ce qui est de la rédaction, veillez à faire des phrases courtes et simples. Il est déconseillé de faire de gros paragraphes complexes puisqu’un document rapide à lire, avec des phrases percutantes qui ne font pas de détour, sera plus attractif pour les bénévoles d’affaires. N’hésitez pas à mettre les faits vraiment importants en avant, par exemple en gras ou avec une taille de police d’écriture plus grande.  

Aussi, pensez à vos titres et sous-titres, simples et efficaces, pour faciliter la lecture et retrouver facilement les informations recherchées. Insérez des graphiques ou autres tableaux pour illustrer vos propos. Encore une fois, ils serviront à faciliter la lecture du document.  

N’oubliez pas de rappeler votre mission. Le but, la personnalité et la ligne directrice de votre association doivent se ressentir à travers vos phrases. 

Pour ce qui est de la longueur du document, cela sera relatif bien évidemment aux réalisations, et au niveau d’information que vous souhaitez communiquer par exemple. La présentation des états financiers pouvant faire près de 10 pages à elle seule. Ainsi, l’ouvrage peut faire de 10 à 100 pages. L’essentiel… Est de débuter quelque part ! D’année en année, vous bonifierez et ajouterez les sections jugées pertinentes pour les lecteurs.  

L’attractivité du document 

Comme dans la rédaction, la personnalité doit se ressentir à travers les visuels utilisés. Privilégiez les couleurs qui rappellent votre logo, intégrez des photos prises au cours de vos événements et si vous n’en avez pas, utilisez les affiches qui ont été créées pour ces événements. Espacez votre contenu, s’il le faut, ajoutez une page au document afin de donner plus d’air à votre document. Favorisez l’utilisation de graphiques et d’images. En plus, si vous ne faites pas imprimer votre document, ça ne vous coûtera rien de plus ! 

Si vos fonds le permettent, vous pourriez faire appel à un graphiste qui saura mettre en page ce genre de document et le rendre attractif. 

Pour conclure, un rapport annuel efficace est attrayant visuellement, pertinent, et un ouvrage utile à la postérité. Il regroupe les faits saillants de votre année passée, que ce soit au niveau financier, des retombées événementielles, des communications ou des relations qu’entretient l’association dans son écosystème.   

Il s’agit de plus d’un important exercice de réflexion, qui vous permettra un regard critique sur l’année qui se termine, et vous aidera fort probablement à vous doter de nouveaux objectifs pour celle à venir. 

Accordez y donc une attention importante, vous avez tout à gagner de l’exercice !