Les responsabilités et les risques du bénévolat d’affaires - L'Associé
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Les responsabilités et les risques du bénévolat d’affaires

Les responsabilités et les risques du bénévolat d’affaires

Vous avez récemment rejoint le conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif ou considérez le faire prochainement ? Avant de vous lancer dans cette nouvelle aventure professionnelle, il est important de se rappeler qu’un rôle d’administrateur ne vient pas sans son lot de responsabilités. Il est primordial de vous sensibiliser aux obligations imposées par vos nouvelles fonctions afin de mieux servir l’association que vous rejoignez. En reconnaissant les risques inhérents au bénévolat d’affaires et en mettant en place certains mécanismes visant à les minimiser, vous serez ainsi mieux outillé pour faire avancer l’organisation dans laquelle vous vous impliquez. 

Vos responsabilités

Bien que chaque organisme sans but lucratif soit unique dans sa nature, sa portée et sa mission, les administrateurs de ces associations sont tous régis par un lot de responsabilités sensiblement similaires.

D’abord, en tant qu’administrateur, vous devrez gérer votre organisation avec soin, et au meilleur de vos compétences. Cela signifie que vous devrez être consciencieux dans l’exécution de vos tâches quotidiennes, assurer une administration diligente de votre organisme, et prendre toutes les mesures raisonnables pour assurer le bon déroulement des activités que l’on vous confie.

Il est également de votre responsabilité de vous assurer qu’il n’y ait aucun conflit d’intérêts possible entre l’organisme et vous. Par exemple, si vous êtes propriétaire d’une entreprise, vous ne pouvez pas tenter d’obtenir une occasion d’affaires en utilisant votre position au sein de l’organisme dans lequel vous œuvrez.

Vous êtes également tenu de veiller à ce que votre organisme respecte les lois auxquelles il est assujetti, notamment en ce qui a trait aux lois fiscales. En effet, vous devez prélever avec justesse les déductions à la source sur le salaire de vos employés, percevoir les taxes applicables et les remettre au gouvernement dans les délais convenus, et produire les déclarations de revenus de l’organisme. Pour de plus amples informations à ce sujet, voici un article très détaillé qui vous renseignera davantage sur toutes les règles que doivent respecter les organismes sans but lucratif. Nous vous invitons à y jeter un coup d’œil !  

Les risques inhérents au bénévolat d’affaires

Dans la majorité des cas, c’est l’organisme à but non lucratif qui, en tant qu’entité juridique distincte, sera tenu responsable des actions de ses administrateurs. Toutefois, un comportement inadéquat, une erreur grave ou une omission sérieuse pourraient faire en sorte que vous soyez jugé comme personnellement responsable de vos actes, même dans le cadre de votre bénévolat d’affaires. Ce sera vous, et non l’organisme dans lequel vous vous impliquez, qui sera au banc des accusés le cas échéant.  

Voici quelques exemples de situations qui représentent un risque inhérent à votre bénévolat d’affaires et pour lesquelles vous pourriez être tenu personnellement responsable :  

  • Faire défaut sur ses obligations fiscales, telles que le paiement des déductions à la source sur les salaires des employés ou la perception inadéquate des taxes de vente 
  • Faire défaut sur son obligation de payer le salaire de ses employés  
  • Congédier un membre sans un protocole équitable  
  • Participer à tout acte de fraude 
  • Déroger grandement de la mission première de l’organisme, en ne respectant pas ses lettres patentes, ses statuts constitutifs, ou ses règlements internes  
  • Poser des gestes au nom de l’organisme sans le consentement du conseil d’administration 

Par chance, il existe plusieurs mécanismes que vous pouvez mettre en place dès aujourd’hui afin de réduire au maximum les risques d’être tenu personnellement responsable dans le cadre de vos fonctions.  

Les solutions pour mieux se protéger

Voici quelques conseils pour vous aider à mitiger les risques du bénévolat d’affaires. 

Ne balayez rien sous le tapis

Il est important de reconnaître, d’aborder et de régler chaque problème qui survient dans le cadre de vos activités, dès que vous en prenez connaissance. En agissant rapidement, vous empêcherez qu’une situation s’envenime ou qu’un problème devienne plus important qu’il ne le devrait.  

Faites preuve de prudence

Mettez en place toutes les mesures nécessaires pour éviter de fâcheuses situations. En outre, reconnaissez le potentiel de risque d’une situation, et faites tout en votre pouvoir pour l’éviter. Évidemment, il est aussi important d’effectuer les tâches confiées avec soin et attention.   

Jouez carte sur table

Évitez de prendre des décisions importantes, comme conclure un contrat, sans l’autorisation préalable de votre conseil d’administration. En faisant preuve de transparence, vous gagnerez la confiance de vos pairs et pourrez mieux vous protéger de toute poursuite éventuelle.  

Demandez de l’aide au besoin

Reconnaissez vos limitations et n’hésitez pas à aller chercher l’aide d’un expert, comme un avocat ou un comptable, lorsqu’une problématique dépasse vos compétences. Vous éviterez ainsi de commettre des erreurs qui pourraient avoir de graves conséquences pour l’organisme ou vous-même. 

Pensez à la clause d’indemnisation

Il pourrait être judicieux de vous informer à savoir si une clause d’indemnisation fait partie des règlements de votre organisme. C’est un engagement de l’organisme à couvrir tous les frais que vous pourriez encourir dans le cadre de votre bénévolat d’affaires. Il est toutefois à noter que cette clause d’indemnisation ne s’applique que si l’administrateur n’a pas agi de manière malhonnête, frauduleuse ou mensongère, ou qu’il n’a pas volontairement causé des dommages à autrui. 

Documentez vos désaccords

Assurez-vous qu’un procès-verbal est mis en place lors de chaque réunion de votre conseil d’administration, afin de bien documenter les échanges et les désaccords potentiels entre vous et les autres membres. Une preuve écrite de vos échanges, qui demeurera dans les archives de l’organisme, sera votre plus grand atout en cas de litige.  

Et les assurances, dans tout ça ?

Bien que la plupart des organismes se procurent des polices d’assurances qui couvrent les biens et les risques de blessure, certaines organisations peuvent également se prémunir d’une assurance pour administrateurs et dirigeants. Cette police offre une couverture en cas d’erreur, de négligence ou d’omission grave de la part des administrateurs. 

Les assurances responsabilité sont donc un excellent moyen de réduire les risques encourus dans le cadre de votre bénévolat d’affaires. 

En conclusion, siéger à un conseil d’administration, même s’il s’agit d’un rôle non rémunéré, ne doit pas être pris à la légère. Il est donc indispensable de prendre les précautions nécessaires en vous informant sur les législations en vigueur et en implantant tous les mécanismes de diligence et de saine gouvernance exposés précédemment !


Pour aller plus loin :

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