LE LAC-À-L’ÉPAULE… L’ART DE LA RETRAITE STRATÉGIQUE EFFICACE !

08 Juin LE LAC-À-L’ÉPAULE… L’ART DE LA RETRAITE STRATÉGIQUE EFFICACE !

En français canadien, un Lac-à-l’épaule est une réunion de planification stratégique, en particulier lorsqu’elle se tient dans un endroit retiré. Le terme peut s’appliquer aussi bien à un parti politique qu’à une entreprise ainsi qu’à toute autre organisation. Cette expression est née de la réunion du conseil des ministres de Jean Lesage, qui a eu lieu les 4 et 5 septembre 1962 au camp de pêche du Lac à l’Épaule, situé aujourd’hui dans le Parc national de la Jacques-Cartier. Cette réunion, où a été décidée, entre autres, la nationalisation de l’électricité, est considérée comme un des temps forts de la Révolution tranquille.

En termes de moment marquant, 2020 aura été une année éprouvante pour tous. En vertu des annonces de déconfinement, nous encourageons fortement les conseils d’administration à organiser leur retraite stratégique en présentiel cet automne. Pourquoi ne pas opter pour un cadre enchanteur afin de souligner le retour à la normale ? Cette formule favorisera une meilleure dynamique de groupe, nourrira les échanges, et contribuera à l’effervescence des idées ! De plus, ce genre de rencontre permet indirectement de remercier les administrateurs bénévoles de leur précieuse contribution aux affaires de l’association.

Ça y est, vous êtes décidé et souhaitez organiser une rencontre de réflexion avec vos administrateurs de CA ? Chez L’ASSOCIÉ, nous avons organisé de nombreux Lac-à-l’épaule, voici donc nos cinq conseils clés pour vous aiguiller dans cette organisation :

1. LA PRÉPARATION

Déterminez votre « Pourquoi ? »

Le Lac-à-l’épaule, ou la retraite stratégique, peut varier en durée, mais ultimement sert à positionner stratégiquement à court, moyen et long terme votre organisation dans son environnement. Quelle est votre situation actuelle ? Quelles sont vos forces et vos faiblesses ? Quelles sont vos menaces, vos opportunités ? Avez-vous une vision claire et la communiquez-vous adéquatement à vos membres ? Quels sont vos objectifs et buts et certainement, les moyens et la stratégie à développer et à implanter afin d’y parvenir ?

Cet exercice, auquel je vous recommande fortement de vous livrer annuellement, vous aidera non seulement en cours d’année à vous recentrer sur vos priorités lors de périodes de questionnement, mais deviendra un important outil de gestion et de croissance dans le chemin vers votre succès.

Parce que le diable est dans les détails…

Pour le privilège et l’expérience de vos participants, accordez une importance significative à la préparation logistique de la rencontre :

• Sélectionnez un lieu de prédilection, et réservez-y une salle fenêtrée ;
• Pensez à intégrer à votre horaire des pauses plein air ainsi que des activités de consolidation d’équipe ;
• Sélectionnez une destination qui vous offrira une belle sélection d’activités environnantes pour les conjoints ;
• Négociez un tarif de groupe en réservation individuelle pour les participants qui souhaiteraient allonger leur séjour ;
• Préparez un cahier du participant.

2. L’APPROCHE PARTICIPATIVE

Réunissez vos acteurs clés

Pour Lesage, il s’agissait de son conseil des ministres, pour votre entreprise, votre comité de direction, pour tout OBNL, il s’agit des administrateurs de votre conseil d’administration. Votre conseil est formé uniquement de bénévoles déjà très accaparés par les affaires courantes de l’association ? Pensez à vous entourer de consultants en gouvernance qui pourraient vous soutenir et vous encadrer dans la préparation et l’animation de cette importante rencontre stratégique.

Impliquez et responsabilisez vos acteurs clés

Impliquez vos acteurs clés en les responsabilisant sur le segment de la rencontre qui les concerne. Demandez-leur d’être prêt à répondre à toute éventuelle question ! Recueillez des statistiques, ayez les données historiques de votre organisation à portée de main, mettez vos tableaux de bord à jour. Développez votre ordre du jour en effectuant tout d’abord une rétrospective de votre dernière année, analysez ensuite votre environnement et votre situation actuelle, puis commencez à bâtir l’avenir.

3. L’ANIMATION

Nommez un chef d’orchestre de renommée internationale !

La retraite stratégique se veut un moment de discussion qui nous ramène immanquablement à notre vision et notre mission. Cet exercice, un incontournable afin de bâtir sur de solides fondations, peut cependant amener les esprits à s’emballer ! Ce qui n’est pas une mauvaise chose en soi, bien au contraire, mais qui, sans un excellent chef d’orchestre, pourra vous amener dans les nuages plus longtemps que vous ne l’auriez souhaité ! Bref, nommer un animateur qui saura canaliser les discussions, alimenter les réflexions, encourager les idées et les remue-méninges, mais qui aura également, le moment venu, la diplomatie nécessaire à l’ingrate tâche qui incombe au maître du temps.

Appliquer les règles de base du remue-méninges réussi

Vous avez certainement déjà entendu la phrase « Je ne suis pas pessimiste, je suis réaliste. » Ah cette phrase qui tue les semences d’idées avant même que celles-ci aient pu germer ! Faites bien attention de ne pas tomber dans le piège de laisser tomber votre idée et interrogez-vous plutôt sur les façons accessibles de la mettre en œuvre.

Au bénéfice de l’ensemble des participants de la séance, voici un rappel des règles de base d’un remue-méninges réussi :

• Reporter tout jugement :
  • Ne pas critiquer les idées ; suspendre son jugement
• Penser et exprimer librement
  • Laisser libre cours à l’imagination, la spontanéité, la surprise et à l’inattendue
• Tabler sur la quantité et produire un maximum d’idées
  • Trouver le plus d’idées possible jusqu’aux idées les plus farfelues
• Développer les idées
  • Reprendre et construire sur les idées des autres « Oui, et… », ou « Oui et encore… » plutôt que « Oui, mais… »
• Combiner les idées
  • Mettre ensemble deux idées pour en créer une nouvelle

Finalement, faites-vous confiance, et laissez la chance aux coureurs lors de ces séances de création… Car toute contribution est importante !

4. SOYEZ SMARTER

Nous avons tous déjà entendu parler des objectifs SMART ou encore mieux, SMARTER…

• Spécifique : La spécification de l’action doit être clairement établie. On utilise parfois le terme « Simple » ;
• Mesurable : Il doit être mesurable, les indicateurs chiffrés devant être incontestables et reconnus comme tels par le collaborateur ;
• Acceptable : Il doit pouvoir être atteint, réalisable ;
• Réaliste ou Pertinent : Il doit être directement lié à l’activité du responsable ;
• Temporellement : Il doit être inscrit dans le temps, avec une date de fin et éventuellement des points intermédiaires ;
• Évaluable ;
• Réévaluable ou révisable si le contexte change.

Se fixer des objectifs SMARTER est d’autant plus important dans le cadre d’une retraite stratégique, car sans la détermination d’objectifs clairs et mesurables, comment déterminerez-vous les impacts et le succès de votre stratégie en cours d’année ?

Une fois les objectifs SMART ou SMARTER établis, le travail n’est pas terminé ! En fait, établir un plan ne représente que 5 % du travail ; la mise en application est d’autant plus importante, bien que souvent négligée ! Ne laissez pas vos plans en suspens et passez à l’action ; mettez en place les démarches/initiatives et assurez-vous d’allouer les ressources nécessaires (humaines, financières et matérielles) à l’atteinte de vos finalités.

5. OPTER POUR UN LIEU DE PRÉDILECTION

Un lieu retiré, idéalement en villégiature. Tentez de demeurer loin des centres urbains. Vos participants vous en tiendront peut-être rigueur a priori, mais gardez-les captifs, et ils ne vous en seront que reconnaissants à la fin de l’initiative ! En effet, la retraite stratégique étant importante à l’organisation, elle l’est tout autant à l’esprit d’équipe ! De plus, les gens ont naturellement tendance à entrer dans un autre mode d’esprit lorsqu’ils se retrouvent en nature, vos participants seront donc plus réceptifs, détendus et créatifs ! De plus, puisque ce genre de retraite s’organise souvent sur une journée de fin de semaine, cela constituera également une forme de remerciement pour vos participants qui font la concession d’une journée de la sacrée fin de semaine !

En espérant que ce rapide guide pratique du fameux Lac-à-l’épaule vous sera des plus utiles !

Bonne lecture,

Sara Lamothe
Présidente
L’ASSOCIÉ, Gestionnaire d’associations et d’événements