Conseil d’administration : la formation des administrateurs

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Formation des administrateurs

 

Conseil d’administration : la formation des administrateurs

 

Par Sophie Espinosa

 

Tout nouvel administrateur de conseil administration doit connaître une période de formation. En effet, il faudra un certain temps au nouvel administrateur avant de pouvoir être en mesure de contribuer de manière significative au travail du conseil et de ses comités. Bien que l’étendue et la nature de la formation des administrateurs doivent être adaptées aux besoins de l’organisme, du conseil et du nouveau membre, il existe néanmoins quelques étapes clés, telles que l’orientation, le mentorat ou la formation continue, qu’il convient de mettre en place systématiquement lors de l’arrivée de nouvelles personnes.

 

L’orientation

Au même titre que les employés et les bénévoles, les administrateurs doivent connaître une séance d’orientation, qui leur permettra de se familiariser avec l’association et leurs futures responsabilités. Idéalement, cette étape devrait donner aux nouveaux membres du CA une vue d’ensemble des points suivants :

  • L’association comme telle : sa mission, son but, ses membres, ses services et sa clientèle ;
  • La situation financière globale de l’association ;
  • La stratégie à court et à long terme ;
  • Les attentes générales vis-à-vis des membres du conseil d’administration.

Il est possible de créer un manuel de l’administrateur incluant les principaux documents, dont les règlements généraux, les politiques de gouvernance du conseil d’administration, les coordonnées des différentes instances, le rapport annuel, le calendrier des réunions, les procès-verbaux de l’année en cours et les états financiers.

 

Le mentorat

À la suite de la séance d’orientation, le nouvel administrateur pourrait se sentir surchargé par la quantité d’informations qui lui sera présentée dans un court laps de temps dès le début de son mandat. Il faut donc s’assurer d’un minimum de suivi pour garantir le succès de l’intégration du nouveau membre par le biais d’un mentor. Il convient donc de désigner une personne expérimentée, qui sera en mesure de guider le nouveau membre, répondre à ses questions, entendre éventuellement ses commentaires et s’assurer de sa bonne intégration au sein de conseil d’administration de l’association.

Les échanges entre le nouveau membre et le mentor pourraient prendre la forme de rencontres informelles, qui sont généralement très appréciées, car elles permettent d’échanger et faire connaissance sans la « pression » de l’ordre du jour.

 

La formation continue

La formation continue peut avoir lieu soit pendant une journée de réflexion annuelle, soit tout au long de l’année pendant les réunions du conseil d’administration. Elle peut prendre la forme d’explications détaillées par les membres expérimentés, de commentaires par les présidents, d’exposés par des intervenants externes ou encore par le biais de portails de formation en ligne. La formation continue peut aussi comprendre des participations à des colloques ou à des séminaires externes.

Cette étape de formation continue est importante, car elle permet d’apporter les compétences manquantes nécessaires aux nouveaux administrateurs, notamment la lecture et la compréhension des états financiers ou des méthodes comptables, ou encore la rédaction de rapports et de procès-verbaux. Enfin, cela permet également aux membres de rester informés des questions émergentes concernant des nouvelles lois et règlements, et sur les meilleures pratiques de gouvernance. Ces sessions de formations continues sont ainsi l’occasion de renforcer les compétences et développer l’expertise des nouveaux membres, mais aussi des membres plus anciens.

 

Les instituts de formation spécialisés

Il existe également des organisations dont le but est de former des administrateurs à la bonne gouvernance. 

IGOPP – Institut sur la gouvernance des organisations publiques et privées

Collège des administrateurs de sociétés (associé à L’U Laval)

Le Regroupement des jeunes Chambres de commerce du Québec (programme de formation « Administrateurs de la relève »)

Le Centre St-Pierre

-La SCDA 

 

Pour aller plus loin :

 

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