5 conseils pour organiser votre congrès avec succès

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congrès - 5 astuces pour réussir votre événement

 

5 conseils pour organiser votre congrès avec succès!

Par Sophie Espinosa

 

Organiser un congrès peut sembler être difficile d’accès pour les petites associations. Pourtant, la réussite d’un tel événement tient souvent en quelques étapes indispensables à suivre lors de la planification et de l’organisation avant, pendant et après l’événement.

 

1 – Créer un comité organisateur

Il s’agit de constituer un groupe de personnes responsables de l’organisation du congrès. Dans le domaine médical, le terme « Comité scientifique » est également très répandu afin de faire référence à ce comité de travail. Dans un premier temps, il convient de définir et sélectionner les membres de l’équipe en fonction de leurs habilités et compétences dans le domaine, puis, dans un second temps de déterminer les différentes phases du processus de planification dans lesquelles chacun d’entre eux sera impliqué.

 

2 – Établir un cahier des charges

C’est un outil indispensable qui permettra de déterminer les grandes lignes de l’événement et doit répondre aux 6 questions : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Et pourquoi ?

  • Quoi ? C’est l’objectif du congrès. Ce dernier peut être multiple : informer, stimuler, faire réfléchir sur un thème, etc. Il convient également de définir ici le thème ou un fil conducteur.
  • Qui ? Il s’agit du public cible. Le message et la forme du congrès ne seront probablement pas les mêmes selon que vous vous adressez à vos membres, vos partenaires, ou un public plus large. Il convient également de prévoir le nombre de personnes attendues au congrès.
  • Où ? Le choix du lieu est primordial. Il faut s’assurer de choisir une salle bien proportionnée par rapport au public attendu, et facile d’accès. De même, il convient de s’assurer de la disponibilité d’hébergement aux alentours du lieu si votre congrès se déroule sur plusieurs jours.
  • Quand ? Voici un autre élément primordial qui peut influencer grandement le succès de votre congrès : la date ! Il faut faire très attention au calendrier et éviter autant que possible les périodes de vacances scolaires. Idéalement, il serait bon de vérifier qu’aucun grand événement similaire ou visant le même type de public ne se déroule pendant ou autour de la période choisie.
  • Comment ? Cette question permet de déterminer les moyens et le budget nécessaires pour la réalisation du congrès. Cela permettra d’avoir une meilleure idée des possibilités, et éventuellement des partenariats à rechercher.
  • Pourquoi ? L’importance de la mesure ! Cibler vos objectifs en termes de niveau de satisfaction, de taux de participation et de retombées financières. Il est également impératif de déterminer la manière dont il vous sera possible de mesurer l’atteinte de vos objectifs.

 

3 – Élaborer la programmation

Lorsque les éléments clés du congrès ont été définis, il est alors temps de travailler la programmation en détail, c’est-à-dire de déterminer les intervenants, les critères pour les choisir, leur temps de paroles, etc. Selon la date du congrès, il est possible que les personnes choisies en premier lieu ne soient pas disponibles. Il est donc conseillé de prévoir plusieurs options en amont.

Il s’agira également de prévoir des activités ou des animations pour les participants pendant votre congrès, lors des pauses ou des repas.

Visez dans le mile ! Quels sont les sujets d’actualités, et qui le seront toujours au moment de l’événement, impactant votre industrie? Quels sont les besoins en information, échange, formation de votre clientèle ? Mettez-vous en mode collecte d’information : questionner, sonder, discuter avec les gens du milieu afin d’être à l’affût des besoins, et ainsi élaborer un programme attractif et incontournable.

Voyez grand ! Pourquoi vous limiter au Québec ? Qui sont les leaders canadiens, américains, voir mondial de votre secteur ? Recherchez, ciblez… Invitez ! De toute évidence, des coûts de transport et d’hébergement seront à considérer à votre budget. Toutefois, le seul fait de sécuriser un invité vedette en tête d’affiche de votre programmation vous apportera crédibilité, aisance dans la recherche de partenariats et un contenu promotionnel grandement facilitant dans l’élaboration de votre stratégie de communication et de promotion.

 

4 – Organiser la communication autour du congrès

La communication autour du congrès démarre lorsque la programmation est établie et que les invitations sont prêtes à être envoyées. Il est indispensable que l’ensemble des supports de communication liés à votre congrès ait la même identité graphique et le même message. Cela renforcera l’image de marque et l’identification de votre événement, et apportera ainsi une plus grande crédibilité auprès de vos auditeurs. Idéalement, les invitations doivent être envoyées au minimum 6 mois avant l’événement. Pensez à créer une page spéciale sur votre site internet avec toutes les informations nécessaires (date, lieu, thème, programme, inscription, partenaires, etc.) et à jumeler vos promotions courriel sur vos réseaux sociaux. Enfin, dès que la date de votre événement est établie, préparez une mini-campagne « Save the date » pour informer votre réseau!

Lors de la mise en place de votre plan de communication, il est important de prendre en considération certains éléments pour assurer de son efficacité :

  • Les médias qui seront utilisés pour diffuser votre information : courriels, réseaux sociaux, ordres professionnels, grands médias, etc.
  • Les dates auxquelles vous prévoyez d’envoyer vos communications. De nombreux outils de statistiques vous permettent d’identifier les meilleurs moments de la semaine pour faire vos envois ou publications. Prenez le temps de les analyser! Également, le choix de vos dates devrait se faire en fonction de votre stratégie de prévente.
  • La fréquence à laquelle vous faites vos envois et publications
  • Le public que vous visez avec vos communications : s’agit-il de vos membres, du grand public, des partenaires ? Vous devrez adapter votre message selon la cible pour garantir un retour optimal.
  • Les vidéos et photos : lors de la planification de votre plan de communication, il est important d’inclure la prise de photos et de vidéos de qualité durant le congrès, afin de créer du contenu attrayant d’une année à l’autre. Cela vous fournira du matériel promotionnel intéressant pour les congrès suivants.

 

5 – Pendant le congrès : se préparer aux aléas

En tout premier lieu, dépendamment de l’ampleur de l’événement, prévoyez d’arriver sur les lieux une à deux journées avant l’ouverture. Cela vous permettra de prendre connaissance des lieux, monter votre table d’accueil et d’inscription, positionner votre signalisation, repérer les endroits stratégiques afin de mieux guider vos invités : vestiaires, lieux d’aisances, salles de bains, et de tenir votre réunion de débriefing avec l’équipe de service du lieu hôte de votre événement.

Pour éviter autant que possible certains imprévus, il est également conseillé de préparer un document dit « scénario » sur lequel vous inscrirez chacune des étapes de l’événement et l’heure à laquelle elles doivent se dérouler, ainsi que le responsable de ladite tâche. Il vous aidera à vous assurer que tout est en place et à indiquer aux équipes d’opérations ce qu’ils doivent faire et à quel moment.

Enfin, il est indispensable de prévoir des moyens techniques supplémentaires, et de vérifier le matériel sur place, notamment lorsque des projections vidéo sont prévues. Il faut également penser aux petits détails tels que les cocardes, de l’eau et des verres pour les intervenants, et porter une attention particulière à l’accueil du public : la première impression est toujours la plus importante !

 

Et après ?

Dans un premier temps, il est pertinent de mettre en place un plan d’évaluation afin de faire le bilan des points positifs et des points d’améliorations du congrès. Cela vous permettra également de voir si les objectifs fixés au départ ont été remplis et de définir les points à travailler davantage pour le prochain événement.

Prenez un moment pour créer un questionnaire de satisfaction à l’attention de vos membres et un rapport de visibilité pour vos partenaires incluant une lettre de remerciement. Battez le fer pendant qu’il est chaud ! En réalité, votre sondage d’appréciation devrait être finalisé avant même la tenue de l’événement, et acheminé à notre avis dans les 24 h suivant l’événement. Votre taux de répondants en témoignera. Prévoyez également d’envoyer les photos aux participants, sous forme d’album Facebook pour dynamiser votre page, ainsi que de finaliser le bilan financier et qualitatif pour les membres du CA.

Ces éléments démontreront un vrai professionnalisme, et communiqueront votre réel intérêt pour vos interlocuteurs.

Chez L’ASSOCIÉ, nous sommes toujours ravies d’apporter nos conseils et notre expertise pour la réalisation de vos événements, n’hésitez pas à entrer en contact avec nous si vous souhaitez en savoir plus!
 

 

Pour aller plus loin :

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Comment optimiser les partenariats lorsqu’on est une petite association?

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http://www.csbe.qc.ca/csbe/rd/organiser_colloque_guide.pdf

http://www.invityou.com/organiser-colloque-congres

http://www.conseilsmarketing.com/promotion-des-ventes/comment-organiser-un-salon-ou-un-evenement-part-1-3

http://congresmtl.com/wp-content/uploads/2012/07/Organiser.pdf

http://197.14.51.10:81/pmb/GESTION2/MARKETING/Lorganisation%20dun%20evenement.pdf